21 de mayo de 2018

¿Alguna vez nos tomaremos el tiempo en serio? ¿Por qué los españoles (los latinos en general) somos tan impuntuales?

No nos tomamos el tiempo en serio. No sabemos o no queremos gestionarlo.

Siempre hay excepciones (creo que yo soy una de ellas), pero son excepciones que confirman la regla.

Me pasa continuamente, pero esta semana lo he sufrido tanto en un evento profesional (la conferencia final de un congreso de economistas) como uno personal y de asueto (una salida de un club 4×4).

En los eventos del todo tipo que implican la reunión de varias personas para seguir un programa de actividades (visita, excursión, seminario, curso, charla, conferencia, presentación, etc.), los españoles somos el colmo de la ineficiencia y la indisciplina. Robamos tiempo a nuestros amigos o colegas, sin tener sentimiento de culpa alguno.

Es una cosa muy seria porque redunda en un malfuncionamiemto del país, tanto a nivel profesional y empresarial como incluso social y familiar. Gran parte de nuestro problema de horarios y de falta de conciliación familiar empieza ahí: no nos tomamos el tiempo en serio. ¡Y es un elemento clave en nuestros bajos índices de productividad! A veces nos referimos a los alemanes como el summum de la productividad, pero no nos damos cuenta de que lo que hacen para conseguirlo son cosas más sencillas de lo que nos pensamos; por ejemplo: se toman la puntualidad en serio. La pérdida de tiempo, la pérdida de productividad que sufrimos como consecuencia de la mala gestión del tiempo compartido, es la causa principal, creo de nuestra debilidad empresarial. Es una cosa que sorprende a los extranjeros cuando conviven con nosotros. Es un estigma que sufrimos como país, del mismo modo que sufrimos el estigma de “la siesta”.

Curiosamente, no es por falta de capacidad, porque los españoles que viven o trabajan en países que se toman en serio la gestión del tiempo, se adaptan perfectamente, por regla general, a ello. Es decir, poder podemos, pero nuestra “cultura” nos aboca a la situación en la que nos encontramos. Para los que nos tomamos en serio la gestión del tiempo, no es un entorno fácil en el que vivir, se lo aseguro.

Pero, repasemos qué hacemos mal.

Planteamos mal los eventos (o no  los planificamos en absoluto)

Empezamos planteando mal los eventos. Quienes los organizan no saben plantearlos, principalmente porque no se ponen a pensar en serio sobre el tiempo y quieren meter demasiadas actividades, que después será imposible realizar con calma, o que habrá que cancelar. En resumen, el evento quedará deslucido. Queriendo hacerlo bien, lo habrán hecho mal.

  • Programan su inicio demasiado tarde. por ejemplo a las 10 de la mañana, un evento que queremos que acabe a las 2 de la tarde y en el que hemos metido demasiadas actividades, o actividades cuya duración ya se ve que hará imposible acabar a las 2. Si creemos que no será posible que el grupo acuda antes, aligeremos el programa.
  • Calculan mal los tiempos de cada actividad e incluso los tiempos de las pausas intermedias. Casi siempre se quedan cortos. Y el déficit de tiempo se va acumulando. Todo el mundo acaba estresado: organizador, ponentes y audiencia. ¿Cuántas veces lo ha experimentado Ud. mismo, querido lector? Quienes hemos tenido el privilegio de asistir a un evento organizado en los Estados Unidos sabemos que es posible alcanzar la excelencia en este ámbito.
  • No se preocupan de hablar con los ponentes o los organizadores para asegurarse de que su actividad o charla cabe en el tiempo asignado. ¿Cuántos hemos visto como una persona o actividad que tenía asignados 30 minutos consume una hora?
  • No entienden las reglas básicas de la comunicación que dictan, por ejemplo, que a mayor número de personas implicadas en una actividad, más tiempo necesario para llevarla a cabo. Por ejemplo, en el congreso al que asistí esta semana, había un panel de 6 personalidades, moderado por un periodísta, que debían hablar de las conclusiones en sus ámbitos de un estudio sobre la economía catalana. ¡Les habían asignado en total sólo 90 minutos! Como el evento llevaba casi una hora de retraso, quisieron acortarlo y todos acortaron sus exposiciones al máximo, descafeinando totalmente la charla y descontentándolos a ellos mismos y al público. ¡Y aún así, consumieron 105 minutos!
  • Del mismo modo, si el ponente va a utilizar transparencias de un PowerPoint, deben saber que el promedio de tiempo dedicado a cada transparencia nunca baja de 3 minutos, y lo normal es que sea de unos 5 minutos. Si alguien tiene 20 transparencias, ¡no acabará antes de una hora! Y no digamos si aparece con 30 o más, como les pasa a muchos. Obviamente, hablamos de medias, y habrá que ver qué tipo de transparencias va a utilizar.
  • Tienen miedo a quedarse cortos, y debería ser al contrario. Quedarse cortos (gestionar un programa holgado) da tiempo a lo más interesante de un evento: la interacción. Nuestra cultura es de ponencia (uno habla o hace y los demás escuchan); la cultura anglosajona es de interacción (uno habla poco y fomenta que la mayor parte del tiempo hablen los demás e interactuen).

Gestionamos mal los eventos (o no los gestionamos en absoluto)

Además de planificarlos bien, también hay que gestionarlos sobre el terreno. Ahí también cometemos muchos errores.

  • No hacemos que se inicien con puntualidad.
  • No cortamos a los ponentes u organizadores de actividades que se exceden en el tiempo asignado.
  • No reanudamos el evento puntualmente después de una pausa.

En general no respetamos a los que son puntuales y con ello premiamos a los indisciplinados. Es un círculo vicioso. Si ser indisciplinado no tiene penalización, nunca dejarán de serlo. Incluso provocaremos que algunos disciplinados dejen de serlo.

Obviamente, un pequeño margen es aceptable, pero nunca superior a los 5 minutos.

En general somos indisciplinados

Es una cuestión cultural, porque, como vengo diciendo, no nos tomamos la puntualidad en serio. Somos enormemente irrespetuosos con los demás. Y no pasa nada…

  • Para empezar, son los propios gestores del evento, como hemos dicho, quienes no respetan la puntualidad. de algún modo, abren la veda…
  • Pero también hay asistentes que no respetan a los ponentes ni a los que han sido puntuales. No es raro que haya quien llega justo a la hora que el evento debería empezar, o incluso minutos después. ¡Y si ven que el acto no ha empezado se sienten justificados!
  • Incluso a veces hay organizadores o ponentes que no son puntuales, y que no respetan los tiempos asignados. ¡Los hay incluso que no están presentes cuando llega la hora de su intervención! Y son pocos los que se encuentran con un rechazo del auditorio. Con una simple disculpa se quedan tan panchos…

En resumen: un gran problema con una difícil solución, pero alguien ha de dar el primer paso

Todo lo que acabamos de decir conduce a un círculo vicioso en el seno de nuestra sociedad: como no hay respeto por la puntualidad, una parte de la población ya cuenta con ello y no llega a tiempo a los eventos, lo que “justifica” a menudo que, por un pretendido “respeto” se les espere, lo que alimenta la impuntualidad y genera un círculo vicioso del que no conseguimos salir.

Es una cuestión de país, de sociedad. Debemos estar todos convencidos (o la mayoría) t aplicar a rajatabla unas reglas que permitan:

  1. Que los eventos se planifiquen adecuadamente. De forma realista. Y que dejemos de asistir a aquellos que no estén bien planificados. O si asistimos, que expongamos nuestra queja.
  2. Que los eventos empiecen cuando estaba previsto. Con un margen máximo de 5 minutos. Y si no es así, que nos levantemos y nos vayamos.
  3. Que los eventos se desarrollen según el programa previsto. Y si no se cumple, lo abandonemos y expresemos nuestra protesta.
  4. Que los eventos se acaben cuando estaba previsto. Con un margen máximo de 10-15 minutos.
  5. Que los eventos se desarrollen con holgura suficiente de tiempo, sin prisas, con margen para el intercambio de opiniones y pareceres entre los asistentes y entre éstos y los ponentes u organizadores.

No parece difícil, ¿no? ¿Nos ponemos a ello?

 

  1. august keller dice:

    cuanto razón tienes Paco!
    y qué bien te explicas..
    ¡ojalá fuera el inicio de un cambio de cultura parecido a otro que se está produciendo mientras que estoy aquí:
    Ya los chorizos no están bien vistos; la gente se da cuenta que les toman el pelo y que siempre hay otro más espabilado. Quizás me equivoco y solo he cambiado de entorno de bares donde tomo el café?!
    ¿Cómo lo ves tu?

  2. pacolopez dice:

    Yo confío en que las nuevas generaciones apuesten por un país más serio, libre de impuntuales y de chorizos.

Comentario: