Cuenta de resultados

Gestionar un despacho profesional

Ayer viernes impartí una sesión de formación en el seminario de Gestión de Despachos Profesionales que organiza en Barcelona la Universidad Pompeu Fabra. Mi tena era la gestión económica de un despacho.

Expliqué a los asistentes cómo había que desglosar la cuenta de resultados de un despacho para que permitiera seguir el curso de los mismos, y ser realmente un instrumento de gestión. Pocos de ellos seguían las pautas que mencioné, aunque todos las compartían.

La mayoría de despachos, por ejemplo de abogados, han nacido de un abogado que se inicia en la práctica profesional independiente, y luego amplía su ámbito de actuación incorporando nuevos profesionales, hasta que en algún momento se convierte en una pequeña empresa.

Como profesional independiente individualizado, las necesidades de información relativa a los resultados del despacho son pocas. Casi todo se controla de forma directa e intuitiva. Cuando se amplía a varios profesionales, el socio o socios, responsables de los resultados, deben actuar como empresarios, y deben disponer de un cuadro de mando que les explique dónde ganan y dónde pierden, cual es la evolución de sus costes e ingresos, cómo se reparte el tiempo de su equipo profesional, etc. Y no sólo que se lo explique, sino que les permita, a través de una serie de indicadores, anticiparse a la detección de los problemas.

No es un cambio extraordinariamente costoso, pero exige ser abordado con firmeza y total apoyo de los socios.

Pocos  despachos lo hacen, pero quienes lo han hecho están preparados para sortear mejor las crisis y plantearse la diversificación o el crecimiento con mayores garantías.

Yo los animo a ello.

¿Por qué le llaman "business intelligence" si lo que quieren decir es simplemente entender la cuenta de resultados?

Hoy he estado en la presentación de un libro sobre Business Intelligence en ESADE. A la pregunta de si habían detectado que a las pymes les interesara el tema, el representante de Banesto, banco que patrocinaba la publicación, ha respondido que en las diversas reuniones y seminarios con pymes (de 20 a 40 empleados), el tema que más les han pedido ha sido el business intelligence; aunque luego ha matizado, “herramientas para manejar el negocio”, o algo así.
Creo no equivocarme si me atrevo a asegurar que la mayoría de las pymes no saben qué es el “business intelligence” (tampoco muchas grandes empresas, de ahí lo acertado del libro). Las pymes lo que quieren es saber realmente cuanto ganan y cuales son los índices básicos que le permiten diseccionar sus resultados, y comprender mejor la dinámica de su negocio o negocios.
Como ya he dicho alguna vez aquí, creo que la mayoría de pequeñas empresas no conocen no entienden su cuenta de resultados. Es algo claro y tremendo: las empresas no entienden el indicador básico del comportamiento de su negocio. Y si no lo entienden, difícilmente pueden manejarlo, y por tanto mejorarlo. eso explica porqué muchas empresas tienen problemas en momentos de recesión económica o cambios como el actual; porque gestionan por intuición.
Estoy tratando de recoger material para escribir un libro que quiero titular “Anatomía de la cuenta de resultados”. Cualquier aportación de los lectores de este blog será bien recibida.

La cuenta de resultados (V): como presentar la cuenta de resultados

En resumidas cuentas, una cuenta de resultados debería presentarse, al menos al acabar el ejercicio, de la forma que indico en un documento que he incorporado en el apartado de artículos de finanzas y control de esta web, con el titulo “Presentación de la cuenta de resultados”.
También he incorporado un documento que integra todos los artículos de esta serie sobre la cuenta de resultados, y lo he titulado “La cuenta de resultados: un instrumento de gestión”.

La cuenta de resultados (IV): la evolución del valor

Otro dato a seguir a partir de la cuenta de resultados de cada año es el valor de la empresa. Una empresa bien gestionada va aumentando su valor año a año.
Una formula fácil de calculo del valor (ver mi libro Valoración de empresas: una introducción practica, editado en Deusto) es la que sigue:
VALOR = B / (R-g)
Siendo B el beneficio neto del año, R la tasa de rentabilidad que se entienda exigible al negocio de que se trate, y “g” la tasa de crecimiento perpetuo del beneficio que se prevea sostenible a futuro.
Un sencillo ejemplo.
Beneficio neto del año: 200.000 €
Tasa de rentabilidad exigible: 15%
Tasa de crecimiento esperada: 5%
VALOR = 200000/(0,20-0,05) = 2.000.000 €

La cuenta de resultados (III): los índices de productividad

Es recomendable seguir los índices que permiten saber si la empresa esta mejorando su productividad, o no esta haciéndolo.
Dos índices que recomiendo:
1) Ventas por empleado fijo
Si una empresa vende 2.000.000 € y tiene 20 empleados, vende (2.000.000/20) 100.000 € por empleado.
2) Margen por empleado fijo
3) Multiplicador de ventas por coste de personal fijo
4) Multiplicador de margen por coste de personal fijo

Veamos los cuatro índices en el ejemplo de una empresa cuya cuenta de resultados es como sigue:
Ventas 2.000.000 €
Costes directos 1.500.000
Margen bruto 500.000
Margen bruto 25%
Personal fijo 200.000 €
Nº de personas 10

1) Ventas por empleado: 200.000 €/empleado
2) Margen por empleado: 50.000 €/empleado
3) Multiplicador de ventas por coste de personal fijo: 10
4) Multiplicador de margen por coste de personal fijo: 2,5

Estos índices no dicen nada por si solos, pero tienen mucha importancia si se los sigue de un ejercicio a otro. En ese sentido, por ejemplo, el empresario debe vigilar que el aumento de plantilla, y el incremento de coste de la misma, se hagan en paralelo al incremento de ventas y margen.
Aumentar el personal no es algo malo en si mismo, como muchos empresarios piensan, si se consigue que ese aumento se traduzca en un aumento proporcional de ventas y márgenes.

La cuenta de resultados (II): el punto de equilibrio

Uno de los datos que pocos empresarios conocen de verdad es el punto de equilibrio de su negocio.
El punto de equilibrio (también conocido por break-even point) es la cifra de ventas a partir de la cual la empresa empieza a tener beneficios, y por debajo de la cual entra en perdidas.
Para cualquier empresario es una referencia a la hora de plantearse un nuevo año.
El punto de equilibrio es fácil de calcular, es el resultado de dividir el total de costes fijos anuales de la empresa por el margen bruto global de la suma de los negocios de la misma.
Un ejemplo:
Costes directos 400.000 €
Margen bruto 20%
Punto de equilibrio: 400/0,2 = 2.000.000 €

La cuenta de resultados (I)

Muchos empresarios no le sacan partido a la contabilidad. Para ellos es solo un trámite. Apenas le dedican atención.
El contable, o el director administrativo, les suele presentar unas hojas, en general incomprensibles para el empresario, en las que le presenta la cuenta de pérdidas y ganancias. Es decir, la mayoría se limita a presentar el estado contable tal como lo imprime su sistema contable.
Presentado de ese modo, el mensaje al empresario suele ser muy simple: hemos vendido tanto, y el beneficio (o la pérdida) es tanto.
¿Le sirve eso al empresario?
Muy poco.
La cuenta de resultados, bien trabajada y bien presentada, podría decirle mucho mas.
Por ejemplo:
-Si las ventas son mayores o menores que el año pasado, y en que porcentaje han crecido o decrecido.
-Que productos o que tipos de clientes han supuesto mayores ventas, y cuales han crecido más.
-Que margen de beneficio han dado las ventas al deducirles los costes variables (lo que podemos llamar margen bruto).
-Que productos o clientes han dado más margen.
-Si su empresa es la suma de varios negocios, que margen le ha dado cada negocio.
-Si el margen ha sido superior o inferior al del año anterior o al previsto en los presupuestos.
-A cuanto han ascendido los costes fijos, y cuanto han crecido respecto al año anterior.
-Cual ha sido el EBITDA (en beneficio antes de intereses, impuestos, amortizaciones, provisiones y extraordinarios).
-Que margen representa el EBITDA respecto a los ingresos.
Pero hay mas información “oculta” en la cuenta de resultados. Vamos a analizarla en notas posteriores.
Veremos al menos tres temas más:
-el punto de equilibrio
-los ratios de medición