13 de noviembre de 2014

No infravaloremos un cambio de sistemas

Las pymes suelen afrontar el cambio de sus sistemas saltándose los pasos imprescindibles.

Es imprescindible seguir estos pasos:

1º Contratar un consultor que le acompañe en todo el proceso.

2º Definir las necesidades de las empresas. Su modelo de negocio, su organización, sus procesos clave y sus necesidades de información.

3º Definir los requerimientos clave del sistema de información.

4º Analizar la oferta de paquetes/ soluciones existente en su entorno y ver:

– Si tiene buenas referencias

– Si se adapta a sus requerimientos

– Si se adapta a su presupuesto

5º Seleccionar una solución y una firma de consultoría que le ofrezca el sistema y los servicios de información, adaptación, formación y puesta en marcha. A poder ser en un presupuesto cerrado, y todo ello plasmado en un contrato.

Incluir en el contrato:

– Una respuesta por escrito a los requerimientos cubiertos y no cubiertos.

– Una valoración cerrada de las adaptaciones o desarrollos.

– Una descripción detallada de las necesidades de hardware y/o capacidades de red y del rendimiento mínimo asegurado.

– Un programa de proyecto detallado y con un calendario.

– Un equipo de consultores concreto asignado al proyecto, con un responsable concreto.

– Un detalle de penalizaciones por incumplimiento del calendario.

– Una definición concreta de las condiciones que deben darse para dar por acabado el proyecto.

Las pymes suelen fallar en todos los puntos citados:

1. No contratan ningún consultor de apoyo, se lo ahorran, y lo pagan al final.

2. No aprovechan para definir y clasificar sus procesos y su organización, y cómo quiere recibir la información de gestión, “vamos directos al grano”.

3. No definen sus requerimientos, o lo hacen superficialmente. “Nuestras necesidades son las normales, seguro que están cubiertas en un 90% por el estándar”. Luego vienen las sorpresas.

4. No analizan ni suficientes nº de soluciones ni lo hacen de forma sistemática. Se conforman con ver una o dos soluciones. Se fían demasiado de los vendedores de software. “Para que mirar más”.

5. No formalizan un contrato como se debe, por lo que se pone en manos de distribuidores informáticos o pseudo-consultores que se limitan a decirles lo que les interesa. Después se quedan colgados de la brecha e incapaces de salir de la trampa. “El sistema no avanza, no es lo que pensábamos y el consultor/distribuidor nos pide más dinero. No vamos a cumplir los plazos y el paquete es un fiasco, al que habremos de poner muchos parches. Vamos a depender de ellos toda la vida y es mejor no discutirnos”. Y si se demanda al proveedor, aparte de tener que tirar todo lo invertido y volver atrás (si es posible), hay que empezar de nuevo, y embarcarse en un pleito complejo y largo, sin seguridad de ganarlo. Lo dicho, también aquí “lo barato es caro”.

Pero el 90% de las pymes lo han hecho, y lo hacen y lo harán mal, y parece que no hay manera de evitarlo…

Comentario: