La importancia de contabilizar bien
Todavía demasiadas empresas se gestionan a ciegas, sin una buena contabilidad
Sin una buena contabilidad, es imposible gestionar una empresa. Es así de simple. Se gestiona a ciegas.
¿Cuánto tiempo llevamos diciéndolo? En 1976, el año que acabé mi carrera de ciencias empresariales en ESADE, ya se decía. Y antes. No descubro nada nuevo.
Pero, a pesar de la llegada de los ERPs y de los avances en la digitalización de la mayoría de empresas, incluyendo a las pymes, un enorme porcentaje de empresas sigue contabilizando mal, sigue desconociendo cuál es el resultado real que están obteniendo, tanto globalmente como en las partes más sensibles de su negocio: los márgenes que les aportan sus clientes más importantes (y los menos importantes), y sus productos principales (y los secundarios).
Muchos empresarios no tienen una respuesta clara e inmediata a la pregunta: ¿qué margen estás sacando de tus ventas?. Y no digamos a: ¿qué margen ganas con el clientes A? ¿y con el producto X?
Seguramente creen saberlo, por las notas que preparan sus ayudantes en una hoja de cálculo. O a veces ni eso. Pero pocos son los que obtienen de su contabilidad una respuesta clara y fiable. Y con la frecuencia debida: como mínimo trimestralmente.
Y no sólo es porque muchas empresas (sobre todo pymes) llevan la contabilidad muy retrasada (sea un servicio interno o externo) sino porque incluso las que tratan de hacer cierres contables trimestrales, suelen abordar mal un problema típico de la contabilidad: el alineamiento entre ingresos y gastos.
Ese error generalizado puede venir de los ingresos o de los gastos, o a menudo de ambos.
Ingresos y costes mal contabilizados
No es raro que haya empresas que, en los cierres contables, dan como ingreso las facturas que han emitido, sin haber entregado el producto o realizado el servicio; o que no dan como ingreso los productos que han entregado o los servicios que han realizado, por no haber emitido todavía la factura.
En el primer caso anticipan ingresos y resultados, sin contabilizar los correspondientes costes, y en el segundo anticipan costes sin contabilizar los correspondientes ingresos.
Parece complicado, pero no lo es. Eso sí, exige un cierto rigor contable.
Es obvio que la consecuencia de estas malas prácticas es que los directivos reciben información erronea que les puede llevar a tomar decisiones equivocadas. Pueden creer que las operaciones van mejor o peor de lo que van en realidad, y tomar decisiones de inversión, por ejemplo, que no eran procedentes.
Insisto: Esto pasa en una gran mayoría de empresas. Incluidas en las empresas medianas de una cierta dimensión. Y no digamos en las empresas pequeñas.
A veces es un problemas de falta de competencia contable, pero en muchos casos es falta de comunicación y coordinación entre ejecutivos y contables.
El drama de las empresas con un inventario
Casi todas las empresas tienen un inventario. Ya sea de productos que comercializan y que están pendientes de vender, de materias primas o productos semielaborados que están pendientes de acabar, o de proyectos en los que van avanzando, pero que están pendientes de entregar. En esas empresas el alineamiento entre ingresos y costes es especialmente difícil. En cada cierre contable hay que calcular cuál es el inventario de productos (materias primas, semielaborados o acabados) o el inventario de proyectos (avance de horas) para, junto al coste de las compras de materias primas, de las horas dedicadas a la producción de los productos semielaborados y acabados, o el coste de las horas dedicadas a los proyectos, calcular qué parte de los costes que se han devengado en el período se debe asignar a la facturación del período. Si el inventario ha aumentado de valor, quiere decir que parte de ese valor se debe mantener en el inventario. Y si ha disminuido, quiere decir que valor consumido debe asignarse a los ingresos del período.
Es una problemática compleja pero que se debe abordar si se quiere tener un cierre contable válido y un informe de resultados fidedigno.
Sólo así se pueden responder las preguntas que citaba antes. Sólo así se sabe cuál es el resultado de verdad, los márgenes de verdad, el valor del inventario de verdad.
Hoy en día hay sistemas contables que son de gran ayuda para conseguirlo. En especial los que permiten llevar un inventario permanente, tanto físico como económico.
Si no lo tienes, debes implantarlo ya.
Y es importante recordar que la imputación de costes reales a los ingresos no sólo es necesaria en las empresas comerciales (más fácil) y de fabricación (más difícil), sino también en las empresas de servicios o mixtas (asesorías, consultorías, ingenierías, instaladoras, constructoras, despachos de arquitectura o de abogados…)