La importancia de tener la documentación social al día

Ayer firmé la venta de una sociedad en la que participaba. El proceso de preparación de la firma ha sido lento y farragoso, y el propio acto de la firma duró dos horas, que no es un tiempo especialmente largo, sino muy habitual. En la notaría, los firmantes han de esperar mientras los abogados y oficiales de la notaría acaban de encajar los últimos flecos: vendedores que no aportan sus escrituras de propiedad de los títulos que van a vender, poderes caducados, escrituras que alguien se olvidó de llevar al Registro, etc.

Aparte de cuestionarme la razón de que en pleno siglo XXI el proceso de firmas ante notario siga sin estar adaptado a los nuevos tiempos y las nuevas tecnologías (que posiblemente evitaran esas firmas multitudinarias y caóticas que todos hemos vivido), lo que quiero destacar en este post es la importancia de la labor de secretaría de la sociedad, la tarea habitualmente ejercida por un abogado (si hay un consejo, como secretario del consejo), que consiste en asegurarse de que todos los actos sociales, que afecten a la junta, el consejo, los poderes, las compras o ventas sociales, el libro de socios incluido el control de acciones o participaciones, están correctamente realizados, incorporados a los registros públicos correspondientes y archivados de forma adecuada.

Hay empresas (sobre todo startups o pymes) que se lo ahorran porque piensan que no es prioritario, lo que les reporta algún disgusto cuando han de hacer alguna operación corporativa.

En ese sentido, lo barato es caro. Ahorrarse la contratación de un profesional o contratarlo barato sin exigirle esta tarea, es un error.